Organiser ses projets avec le Kanban

Ça vous aura peut-être échappé cet été, car la publication des décrets s’est faite sans tambours ni trompettes, mais le législateur a (enfin) statué sur les nouvelles modalités d’organisation des examens professionnels de PEA.

Quel lien avec un article autour de l’organisation me direz-vous ? Et bien tout simplement parce que la parution d’une date d’examen devient maintenant possible avec son lot de dossiers et paperasse qui ne nous enchante pas forcément. Bref, ce qui était encore une chimère il y a quelques mois (et nous permettait, en toute conscience, de remettre à plus tard le travail sur le dossier professionnel pour profiter pleinement de l'été) devient une réalité à laquelle il va falloir s’atteler si vous voulez vous y inscrire !

Je vous propose aujourd’hui de construire votre Kanban personnel relatif aux concours et examens. Cet outil de management visuel permet de garder votre projet constamment sous les yeux afin de l’améliorer constamment et de savoir ce que vous devez faire pour y arriver. En prenant le temps de récapituler les différentes étapes par écrit, vous allez déchargez votre esprit des tâches qui l’encombre et récupérer un peu de « RAM » pour faire avancer votre projet.

Pour cela, il vous faudra une (ou deux) feuille(s) de papier A3 que vous allez diviser en 4 colonnes et des Post-it, pour obtenir un tableau qui ressemble à celui-ci… Ensuite il vous faudra trouver un petit coin de mur pour l’accrocher et l’avoir le plus souvent sous les yeux. Au fur et à mesure de l’avancée de votre projet, vous allez déplacer vos Post-it de colonne en colonne. Il va donc falloir trouver la juste taille des tâches à écrire sur les Post-it. Trop anecdotiques, elles vont encombrer le Kanban et vous empêcher d’avoir une vue d’ensemble, trop conséquentes, elles vont rester longtemps dans la colonne « à faire » et vous démotiver…

Image extraite de l'ouvrage "Organisez votre temps" de X. Delengaigne

Identifions maintenant les tâches à accomplir en vue d’un éventuel concours ou examen… Voici de quoi débuter votre réflexion, à charge ensuite, pour chacun d’entre vous, de compléter la liste avec ses propres problématiques.

• Vérifier que vous remplissez les conditions d’accès au concours ou à l’examen => vous pouvez vérifier cela à l’aide de votre fiche de paie (où figure votre grade et votre échelon), de votre dernier arrêté d’avancement d’échelon ou, plus simplement, vous rapprocher de votre service des ressources humaines si vous n’êtes pas sûrs de vous.
• Vérifier que vos diplômes sont valables, en France et pour le concours que vous envisagez. Si ce n’est pas le cas, il faudra monter un dossier de reconnaissance des diplômes étrangers et/ou de REP-RED.
• Chercher les notes de cadrages des épreuves pour savoir à quoi vous attendre. Avez-vous un dossier professionnel à prévoir ? des savoirs particuliers à acquérir ? un formalisme à respecter ? …
• Mettre un rappel sur votre agenda pour télécharger le dossier d’inscription au concours. Rappelez-vous aussi que si vous tentez un concours « interne » ou un examen professionnel, vous devrez fournir un état des services que seul votre service des ressources humaines est habilité à signer. Et là, impossible de prendre de l’avance, car le document doit impérativement être celui du dossier d’inscription…
• Rédiger vos documents de concours : projet pédagogique, dossier professionnel, …
• Approfondir votre culture territoriale. La fonction publique est en pleine mutation et les concours et examens de PEA ou d’Assistants sont avant tout des concours pour intégrer la FPT. Selon moi, vous ne pouvez pas faire l’impasse sur les questions d’actualité !

Ici des Post-it de couleurs pourraient vous permettre de différencier ce qui dépend de vous (rédaction des documents pédagogiques, …) et les tâches pour lesquelles vous devez solliciter une aide extérieure et pour laquelle vous ne maîtriser pas le délai de réponse…

Et vous, comment allez-vous vous organiser ?